A norma dell'art. 31 del d.P.R. 445/2000, sugli atti per i quali non si richiede la legalizzazione della firma del pubblico funzionario che li rilascia, questi ha comunque l'obbligo di:
| indicare la qualifica rivestita | |
| apporre la propria firma in forma contratta, indicando le sole iniziali | |
| far apporre la firma del funzionario dirigente del proprio ufficio | |
| indicare i propri dati anagrafici completi |